Để tránh những rủi ro không đáng có, dưới đây là checklist chi tiết giúp người mới làm việc với xưởng may hiệu quả hơn. Tham khảo nhé!
Khi bắt đầu xây dựng một thương hiệu thời trang, dù là thời trang người lớn hay trẻ em, phần lớn rủi ro đều nằm ở khâu sản xuất. Rất nhiều bạn chủ shop, chủ local brand chia sẻ rằng: “Xây được ý tưởng thì dễ, nhưng làm việc với xưởng may mới khó”.
Đúng vậy, bởi chỉ cần một sai lệch nhỏ ở khâu trao đổi là sản phẩm cuối cùng sẽ khác xa mong muốn.
Bạn đã biết mình cần gì khi làm việc với các xưởng may gia công?
Để tránh những rủi ro không đáng có, dưới đây là checklist chi tiết giúp người mới làm việc với xưởng may hiệu quả hơn. Bài viết này mình nghĩ là sẽ phù hợp cho mọi lĩnh vực thời trang, và bạn có thể dễ dàng ứng dụng ngay lập tức.
Xác định rõ nhu cầu và sản phẩm trước khi làm việc với xưởng may
Trước khi liên hệ xưởng may, bạn phải có câu trả lời cực rõ ràng cho ba câu hỏi:
Bạn muốn may sản phẩm gì? (Áo thun, váy, hoodie, quần short…)
Chất liệu mong muốn là gì? Bạn muốn style nào?
Oversize – fitted – form học sinh – form rộng phong cách Hàn Quốc?
Người mới thường mắc sai lầm khi chỉ gửi một mẫu tham khảo và mong xưởng “tự hiểu”. Nhưng thực tế, mỗi xưởng có tiêu chuẩn kỹ thuật khác nhau: từ cách vào lai, độ rộng đường may, cách xử lý cổ áo, đến chất vải và định lượng GSM.
Hãy xác định rõ nhu cầu của bạn là gì?
Ví dụ nếu bạn làm gia công quần áo trẻ em, đặc biệt cần xác định rõ tiêu chuẩn an toàn: đường may phải mềm, không để chỉ thừa, chất liệu cần an toàn với da bé.
Tip cá nhân: Mình nghĩ các bạn nên viết mô tả sản phẩm trên một file Google Docs, càng chi tiết càng tốt, kèm hình ảnh minh họa. Điều này giúp buổi trao đổi với xưởng nhanh hơn 50%.
Chuẩn bị Tech Pack hoặc bảng mô tả sản phẩm
Bạn không cần Tech Packquá chuyên nghiệp như các thương hiệu lớn, nhưng một bảng mô tả đầy đủ là điều cực kỳ cần thiết.
Checklist Tech Pack cơ bản:
Hình ảnh sản phẩm (front – back – detail)
Tên sản phẩm
Chất liệu, định lượng GSM
Màu sắc
Size chart rõ ràng
Mô tả đường may, phụ liệu, cách hoàn thiện
Ghi chú những chi tiết cần đặc biệt lưu ý
Lưu ý: Khi bạn không có Tech Pack, xưởng thường phải tự đoán ý bạn hoàn toàn có thể khiến rủi ro sai mẫu rất cao.
Kiểm tra năng lực xưởng may
Hãy tìm hiểu về năng lực của xưởng bạn chọn
Không phải xưởng nào cũng phù hợp với nhu cầu của bạn. Thậm chí nhiều xưởng nhận may mọi loại sản phẩm, nhưng lại không có thế mạnh trong dòng sản phẩm bạn muốn làm.
Khi tìm xưởng, bạn cần kiểm tra:
Họ chuyên về mặt hàng gì?
Có kinh nghiệm may sản phẩm tương tự chưa?
Có thể đáp ứng số lượng bạn yêu cầu?
Máy móc có phù hợp không?
Đường may, hoàn thiện sản phẩm của họ có ổn không?
Ví dụ nếu bạn tập trung dòng sản phẩm trẻ em hoặc có kế hoạch gia công quần áo trẻ em, hãy hỏi kỹ xưởng về:
Hồ sơ chất liệu
Độ mềm đường may
Khả năng xử lý size nhỏ
Kinh nghiệm may đồ trẻ em (vốn có tiêu chuẩn khắt khe hơn)
Các món đồ của bé thường có tiêu chuẩn khắt khe hơn
Gợi ý từ kinh nghiệm thực tế: Hãy yêu cầu xưởng gửi hình ảnh sản phẩm họ từng làm. Không có gì nói thật hơn sản phẩm đã xuất xưởng.
Làm mẫu (Sample) trước khi sản xuất hàng loạt
Đây là bước quan trọng nhất và tuyệt đối không nên bỏ qua, dù xưởng có tự tin đến đâu và bạn có tin tưởng họ đến đâu đi chăng nữa. Một sản phẩm mẫu may thử luôn là yếu tố có thể quyết định nhiều thứ…
Lý do cần làm mẫu:
Kiểm tra form thực tế có đúng mong muốn
Kiểm tra chất liệu khi áp vào sản phẩm
Kiểm tra đường may, độ bền, độ co giãn
Đánh giá khả năng hoàn thiện của xưởng
Điều chỉnh chi tiết trước khi ra sản xuất hàng loạt
Luôn phải có một mẫu thử để kiểm tra chất lượng
Đừng tiếc chi phí sample. Mất vài trăm nghìn còn tốt hơn mất hàng triệu, thậm chí hàng chục triệu cho một lô hàng lỗi. Thực ra thì phí làm sample không bao nhiêu đâu các bạn nha!
Thống nhất rõ ràng về giá – MOQ – timeline – quy trình sản xuất
Trước khi bắt tay hợp tác và làm việc với xưởng may, bạn cần thống nhất nhiều vấn đề để quá trình làm việc được suông sẽ hơn. Đó có thể là về chi phí, số lượng đặt hàng tối thiểu, thời gian hay tiến trình như thế nào…
Giá sản xuất
Một vấn đề quan trọng bậc nhất nha các bạn, giá cả quyết định đến 70% việc thương hiệu có chọn xưởng làm “bạn đồng hành” hay không…
Giá theo số lượng
Phụ phí nếu thay đổi chi tiết
Phụ phí sản xuất gấp (nếu có)
MOQ (số lượng tối thiểu)
MOQ của xưởng la bao nhiêu?
Mỗi xưởng có MOQ khác nhau. Xưởng nhỏ có thể nhận từ 50–100 sản phẩm/mẫu, xưởng lớn có thể yêu cầu 300–500 sản phẩm.
Với các phương án gia công đồ cho các thương hiệu thời trang nội địa, xưởng thường có một MOQ không cao để giúp các thương hiệu bước đầu trong việc thăm dò thị trường.
Timeline sản xuất
Đây cũng là một vấn đề cực kỳ quan trọng mà bạn cần quan tâm khi làm việc với bất kỳ một xưởng gia công thời trang nào. Phải luôn có một timeline cụ thể, nó có thể dao động nhẹ dựa theo các yếu tố khác nhau, nhưng không được không có và không được chênh lệch nhiều.
Yêu cầu timeline rõ ràng:
Thời gian làm mẫu
Thời gian chỉnh sửa mẫu
Thời gian may hàng loạt
Thời gian kiểm hàng – giao hàng
Quy trình làm việc
Quy trình làm việc có thực sự chuyên nghiệp?
Một xưởng may quần áo theo mẫu chuyên nghiệp phải có quy trình rõ ràng. Tất nhiên thì mỗi xưởng họ sẽ có ít nhiều những sự khác biệt. Hãy nắm rõ về quy trình của họ nhé!
Nhận yêu cầu
Lên mẫu
Duyệt mẫu
Sản xuất
QC
Giao hàng
Ký kết thỏa thuận hoặc hợp đồng nhỏ
Nhiều người mới thường nghĩ “may một vài trăm cái thì cần gì hợp đồng”. Nhưng thực tế:
Bạn cần thỏa thuận về bảo mật mẫu
Tránh xưởng bán mẫu của bạn cho bên khác
Tránh phát sinh giá bất ngờ
Tránh tranh cãi về trách nhiệm khi sản phẩm lỗi
Nếu không có, bạn hoàn toàn có thể đã vô tình đẩy mình vào thế khó nếu có bất kỳ một “trục trặc” nào xuất hiện giữa hai bên. Dù đó là đơn gia công 20 sản phẩm hay 2000 sản phẩm, hãy luôn giữ mình ở thế chủ động.
Tất nhiên, việc trao đổi về hợp đồng đôi khi cũng phải dựa vào quy mô xưởng, số đơn hàng… Không cần quá phức tạp, chỉ cần rõ ràng và đủ căn cứ là được.
Kiểm hàng trước khi thanh toán lần cuối
Nhiều bạn bị “vỡ trận” vì tin tưởng xưởng đến mức không kiểm hàng, để rồi:
Sai size
Nhầm lẫn màu
Đường may lỗi
Thông số lệch
Thiếu số lượng
Mình đã từng chứng kiến một Local Brand “xả lũ” với một lượng lớn sản phẩm nằm trong một BST vì lý do “lệch thông số”. Và hệ quả là thương hiệu phải đính kèm như một sản phẩm quà tặng dẫn đến tổn thất không ít.
Hãy kiểm tra sản phẩm trước khi hoàn tất
Hãy kiểm hàng theo 3 bước:
Kiểm ngẫu nhiên 10–20% số lượng
Nếu tỷ lệ lỗi thấp, cân nhắc việc chấp nhận được
Nếu tỷ lệ lỗi cao, hãy yêu cầu kiểm toàn bộ
Check theo checklist chuẩn
Độ đều đường may
Độ chắc chắn lai, cổ, nách
Kích thước đúng size chart
Màu đúng chuẩn duyệt mẫu
Số lượng đúng
Ghi lại bằng hình ảnh/video
Làm bằng chứng nếu cần làm việc với xưởng may. Điều này có thể giúp tránh việc đùn đẩy trách nhiệm, tranh chấp không đáng có giữa đôi bên.
Xây dựng mối quan hệ lâu dài với xưởng may
Một trong những “bí mật” lớn nhất của các local brand phát triển mạnh là: họ giữ mối quan hệ cực tốt với xưởng may.
Xưởng may không khác gì một “người đồng hành” của bạn
Vì sao?
Xưởng ưu tiên lịch sản xuất
Dễ thương lượng giá
Hỗ trợ sửa lỗi nhanh
Làm mẫu nhanh hơn khách lẻ
Giảm rủi ro sai lệch thông tin
Góc chia sẻ cá nhân: Những xưởng tôi làm hơn 3 năm đều cho tôi ưu tiên lịch, thậm chí hỗ trợ test chất liệu mới miễn phí. Quan hệ tốt giúp tiết kiệm thời gian – tiền bạc – và giúp brand lớn lên nhanh hơn rất nhiều.
Gợi ý checklist làm việc với xưởng may để bạn áp dụng ngay
Nếu bạn là một Newbie vừa chính thức bước chân vào con đường kinh doanh thời trang. Việc làm việc với xưởng may đôi khi cũng là một thách thức không hề nhỏ. Vì lúc này, bạn thiếu đi những kinh nghiệm thực tế, rằng “tôi phải làm gì với xưởng để tạo ra một bộ sưu tập hoàn hảo?”
Gợi ý checklist một vài hạng mục quan trọng khi làm việc với xưởng
Chuẩn bị trước khi liên hệ và làm việc với xưởng may
Xác định sản phẩm
Chuẩn bị mô tả/Tech Pack
Chuẩn bị size chart
Tìm hình ảnh tham khảo
Trong buổi trao đổi
Hỏi về năng lực xưởng
Xem sản phẩm đã từng may
Hỏi MOQ, giá, timeline
Hỏi phụ liệu: nhãn, tag, in, thêu
Chốt quy trình làm việc
Khi sản xuất
Làm mẫu
Duyệt mẫu
Sản xuất hàng loạt
QC và kiểm hàng
Sau sản xuất
Ghi nhận lỗi để cải thiện ở lần sau
Duy trì quan hệ với xưởng
Đừng quên kiểm tra thật kỹ chất lượng
Làm việc với xưởng may là bước quan trọng nhất khi bạn muốn phát triển một thương hiệu thời trang. Quy trình sản xuất quyết định trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, trải nghiệm khách hàng và cả hình ảnh thương hiệu.
Dù bạn đang làm thời trang người lớn hay gia công quần áo trẻ em, checklist trên sẽ giúp bạn giảm rủi ro, tiết kiệm chi phí và có được sản phẩm đúng mong muốn.
Hi vọng bài viết này của Kaydence & Kaiser đã mang đến các bạn những thông tin thực sự hữu ích.
Tôi là Nghiêm Võ - SEO Manager của Kaydence & Kaiser Studio. Với kinh nghiệm 5 năm trong lĩnh vực thời trang, may gia công quần áo. Tôi sẽ cho bạn những gì tôi biết...
Tôi là Nghiêm Võ - SEO Manager của Kaydence & Kaiser Studio. Với kinh nghiệm 5 năm trong lĩnh vực thời trang, may gia công quần áo. Tôi sẽ cho bạn những gì tôi biết...
